Planeerimata sisuga koosolekud ummistavad juhtide kalendreid

Miks planeerimata koosolekud röövivad juhi tööaja

Kui juhtide nädalad on täis kohtumisi, kuid tulemused ei liigu, ei ole probleem tavaliselt “liiga palju tööd” – probleem on planeerimata koosolekutes. Koosolek ilma eesmärgi, struktuuri ja ettevalmistuseta võtab aega, kuid ei loo selgust ega otsuseid. Selles postituses näitan, kuidas teha koosolekud lühemaks ja mõjusamaks, millal kasutada 1:1 vestlusi ning milline ettevalmistus loob eeldused, et kohtumine viib päriselt tegudeni.

Põhipunktid

• Koosolek ilma eesmärgi ja päevakorrata kulutab aega, kuid ei loo otsuseid ega vastutust.

• Juhi peamine roll on võimestada inimesi ja hoida fookust, mitte täita kalender “staatusega”.

• Regulaarne rütm aitab: staatuskoosolek kord nädalas, 1:1 vestlused kindla loogikaga ja tulemuste ülevaade kindla intervalliga.

• Edu alus on ettevalmistus: teema, eesmärk, rollid, ajaraam, materjalid ja oodatav tulemus enne kohtumist.

• Hea korraldaja lõpetab koosoleku kokkuvõtte ja otsustega ning saadab järelmemo, et kõik teaksid, mis edasi saab.

Artikkel ilmus Personaliuudistes

Kas kõlab tuttavalt esmaspäevahommikune nädalavaade, kus juhi kogu nädal on otsast ääreni täidetud koosolekutega ning jooksvate tööülesannetega tegelemiseks justkui aega ei jäägi, rääkimata oma inimestega tegelemisest. 

Mis see kaasaegse juhi põhitööülesanne oligi, no muidugi, oma inimestega tegelemine. Kui töökalendri on ummistanud koosolekud, ei jää juhil kahjuks selleks aga aega ning taoline nädalavaade pole kindlasti jätkusuutlik. 

Juhina näen ennast oma inimeste võimustajana. Leian, et juht on selleks, et mitte ette öelda, vaid selleks, et tuua välja inimese tõeline potentsiaal. Luua visioon, liita inimesi ja tiime. Inimese psühholoogiline toimimine on lihtne, etteütlemine tapab inimeste motivatsiooni asju ellu viia. Lisaks läheb kogu vastutus töö tulemuse eest käsu andjale. Kui inimesed saavad olla ise otsustaja rollis, on nad mitu korda enam motiveeritud tööülesandeid ellu viima ja võtavad ise ka vastutust. Seega juhi ülesandeks on leida igat töölõiku tegema õiged inimesed ja usaldada nad seda tegema. 

Siin on Google juht ja pikaajaline juhtimis-coach Bill Campell öelnud kuldsed sõnad: “Me palkame inimesi ja siis ütleme, mida nad tegema peavad; mida kuradit me neid palkame, kui me juba nii hästi teame”.

Inimeste võimustaja on minu jaoks äärmiselt oluline, et mul jääb aega oma inimeste jaoks olemas olemiseks ja nende igakülgseks toetamiseks, et nemad saaksid oma töös kõige paremini õnnestuda.  

Toetaja ja tagant utsitaja 

Loomulikult pole juht ainult visionäär ja võimustaja, vajadusel lööb ta käed külge jooksvatele tööülesannetele, aitab oma inimesi suunata ehk neil õige raja peal püsida ning kriitilisi otsuseid  vastu võtta. Lõplik vastutus valdkonna töö tulemuste eest lasub alati juhil. 

Enda jaoks olen end juhina defineerinud toetaja ja tagant utsitajana. Mõnedki töötajad on tihtipeale kahjuks mugavad, tehes nii palju kui vaja ning mitte pingutades sellest enam. Loomulikult on unistuste töötajaid, kelle osas sul pole kunagi vaja üle küsida, kas kokkulepitud tööülesanded on tehtud. Need on inimesed, kes suhtuvad oma töösse äärmiselt suure vastutustundega ning juhul, kui jooksvad tööülesanded otsa saavad, leiavad endale ise kohe tööd juurde. Kahjuks ei ole taolisi töötajaid väga palju. Seega tuleb teiste osas kaasas püsida, millise tempoga nad liiguvad ja kui edukalt tööülesandeid ellu viivad.  

Seda, millised koosolekud peaks ära jätma, tuleb eelnevalt siiski põhjalikult analüüsida. Võib olla pole sugugi vaja laiali saata suuri meeskonna- või valdkondade üleseid koosolekuid ning hoopis 1:1-d võivad olla need, mis tiimi kuidagi edasi ei aita. Juhina kasutan lähenemist, kus tiimi staatuskoosolekuid teeme iganädalaselt ning 1:1-id ja tulemuste läbi vaatamisi korra kuus. Kui aga juhtub, et tulemused kipuvad planeeritust maha jääma, kohtun inimesega iganädalaselt, et vaadata, mis toimub ja kuidas saab töötajale edu tagamisel toeks olla. 

Ettevalmistus on edu alus

Koosoleku edukuse tagab ette planeerimine ja läbi mõtlemine ning inimeste kaasamine. Kui nüüd tagasi tulla juhi nädalavaate ja kohtumiste juurde, siis millistel ikkagi üleüldsegi osaleda? Minu soovitus on osaleda koosolekutel, kus kõikidele osalejatele on ette saadetud: 

1. teave koosoleku teema ja eesmärgi kohta; 

2. päevakord, kus on kirjas, kes ja mis teemadel sõna võtavad; 

3. välja on toodud, kuhu soovitakse jõuda ning mis on iga inimese roll sellel koosolekul;  

4. ettekandjatega on teemad läbi räägitud, ootused paika pandud ja neile on antud piisav ettevalmistusaeg;  

5. ette on planeeritud, kui palju aega kulub igaks ettekandeks; 

6. võimalusel ette saadetud informatsioon, millega inimesed saavad iseseisvalt tutvuda.

Millele veel võiks koosoleku kokku kutsunu mõelda? 

1. kohe alguses läbi käia, mida me tänasel koosolekul teeme; 

2. küsida, kas on lisateemasid, millele kindlasti peaks algava kohtumise ajal tähelepanu pöörama; 

3. ära jäta ühtegi ettekandjat tähelepanuta. Kui oled agendas kirja pannud, et annad inimesele sõna, kuid reaalsuses ei jää selleks antud koosolekul siiski aega. Too see välja, et täna me ajapuuduses antud teemat ei jõuagi käsitleda, kuid võtame selle teema järgmisel kohtumisel kohe ette esimesena.

Vastasel korral on inimene ette valmistunud, tööd teinud ja tema ettevalmistus jookseb justkui tühja. See võib inimeses tekitada tunde, et kas tema või tema teema ei ole piisavalt olulised. Kui koosoleku kokku kutsunu ütleb aga selgelt välja, et teema on oluline ning võtame selle ette järgmisel kohtumisel, on kõik osapooled rahul. Edasijõudnud tase on veel küsida ettekandjalt: „Täna hakkab meil planeeritud aeg läbi saama. Kuidas me teeme, kas Sulle sobib, kui võtame Sinu teema ette järgmisel kohtumisel esimesena?“. Sel juhul saab ettekandja otsustada, kas püüda oma teema ette vuristada mõne minutiga või põhjalikult ja rahulikus tempos käsitleda seda järgmisel kohtumisel.  

4. koosoleku kokku kutsunu teeb koosoleku lõpus kokkuvõtte kõige olulisemast ja toob välja mida otsustati;  

5. koosoleku lõpus saadab korraldaja laiali memo, kus on välja toodud kõige olulisem arutatust ning otsused.

Paraku olen isegi korduvalt sattunud karjääri jooksul olukorda, kus mind on kutsutud koosolekule ette ütlemata, millest peaksin seal ülevaate andma. See on olnud äärmiselt ebamugav, kuigi reaalsuses peaks piinlik olema vaid koosoleku korraldajal. Üldiste suundade osas oskab iga juht oma valdkonnas kaasa rääkida. Kui aga teema, millest sul palutakse ülevaade anda, puudutab statistilist analüüsi, on hoobilt võimatu hästi teha. Või paned end juhina olukorda, kus lihtsalt umbmäärase tunde järgi püüad tuletada, kuidas olukord võiks olla. Oluliselt lihtsam ja ausam on koosolekul välja tuua, et kahetsusväärselt ei olnud sa ette informeeritud, et peaksid materjali ette valmistama. Seejärel välja pakkuda, et saad vajalikud andmed ette valmistada järgmiseks või ülejärgmiseks kohtumiseks.  

Inimeste ette teavitamine sellest, mis teemal kokku tullakse, millest keegi räägib ja mis on kohtumise eesmärgiks, on kriitilise tähtsusega. Samuti inimestele aja andmine ja kokku leppimine, et iga ettekandja jõuab vajaliku ettevalmistusega reaalselt valmis. Vastasel korral võib koosolek luhtuda ja inimeste aeg saab lihtsalt ära kulutatud. Ettevõtetele vajalikku kuldaväärt tootlikkust kasvatada nii kindlasti ei saa. Seega ära ole see, kes laseb oma aega raisata ja sea koosoleku kokku kutsujale omapoolsed ootused! Kui agendat ette ei saadeta, küsi julgelt, mida me sellel koosolekul teema ja mis on seal minu roll.

Kokkuvõte

Planeerimata koosolekud tekitavad tunde, et “oleme kogu aeg töös”, kuid päris töö ei edene. Kui koosolekule tullakse ilma eesmärgi, päevakorra ja ettevalmistuseta, tekib ajakulu ilma tulemuseta ning inimestel kaob tunne, et nende aega väärtustatakse. Tugev juht ei täida kalendrit kohtumistega, vaid loob rütmi ja struktuuri, mis annab inimestele selguse, vastutuse ja võimaluse iseseisvalt töötada.

Praktiline järgmine samm:

Vali üks korduv koosolek ja tee üks lihtne muudatus:

1. kirjuta kutse algusesse: “Eesmärk: _____. Oodatav tulemus: _____.”

2. lisa 3 punkti päevakorda ja iga punkti ajapiir (nt 10 min).

3. lõpeta alati kahe küsimusega: “Mis otsustati?” ja “Kes teeb mida ja mis ajaks?”

Kui see muutus jääb püsima, hakkab kalender õhku andma ja kohtumised looma päris liikumist.

KKK

Millal on koosolek päriselt vajalik?

Kui on vaja teha otsus, joondada fookust, lahendada takistus või koordineerida mitme inimese tööd. Kui eesmärk on ainult “info jagamine”, siis e-post, memo või lühike update võib olla parem.

Kuidas aru saada, et koosolek on ajaraisk?

Kui pärast kohtumist ei ole selge, mis otsustati, kes mida teeb ja mis ajaks. Samuti siis, kui sama teemat arutatakse iga nädal, kuid midagi ei muutu.

Mis on minimaalne ettevalmistus, mida igal koosolekul vaja?

Teema ja eesmärk, päevakord, oodatav tulemus, rollid (kes otsustab, kes esitab), ajapiirangud ning vajadusel materjalid ette.

Kuidas hoida arutelu fookuses?

Alusta sellega, mida täna otsustame. Kui tekib kõrvalteema, pane see “parklasse” ja lepi kokku, kas ja millal seda käsitletakse.

Kuidas vältida, et ettekanne jääb ajapuuduse tõttu ära?

Kui on näha, et aeg saab otsa, ütle see välja ja paku kaks varianti: kas lühiversioon kohe või põhjalikumalt järgmise kohtumise alguses. Nii ei jää ettekandjale tunne, et tema töö oli “tühi”.

Kas 1:1 vestlused võivad asendada suuri koosolekuid?

Mõnikord jah. Kui eesmärk on inimese toetamine, takistuste eemaldamine või fookuse hoidmine, on 1:1 tihti efektiivsem kui suur ring, kus pooled ei pea kohal olema.

Miks on järelmemo oluline?

Sest see fikseerib otsused ja vastutused. Ilma memota tekivad erinevad tõlgendused ja järgmine koosolek kulub sageli eelmise “üle rääkimisele”.